Space Management Software

企業の総占有コスト（Total Cost of Occupancy）は、大きな固定コストの一つです。つまり、総占有コストを削減することができれば、企業の利益率向上にもつながります。総占有コストを削減するためには、スペース利用状況を把握し、用途変更や再配置を行うことで、適切にスペースの縮減を行っていく必要があります。しかし、多くの企業ではスペース台帳の管理やスペース利用状況の把握ができておらず、総占有コストの削減に取り組むことができていません。つまり企業の総占有コストを削減するためには、保有するスペースの総面積や占有率を正確に把握することが必要不可欠です。

Archibus Space Inventoryは、スペース台帳管理や占有率を可視化するツールであり、オフィスエリア、共用エリア、駐車場エリアなど企業内の様々なタイプのスペースを表示・管理するソリューションです。このアプリケーションを活用することで、あらゆるスペースについて、図面上で視覚的に部屋タイプや面積、利用している部門や従業員の情報を把握する事が出来ます。また、スペースの縮減やレイアウトの見直しを検討する際には、部屋や建物ごとの占有率を活用して、最適なスペース配分へと改善できます。

昨今の企業はビジネス環境の変化に適合する為、組織を柔軟に変更し、M&Aにも積極的です。このような企業にとって、自社の持つ施設の活用状況の把握やスペースの需要予測などのファシリティ戦略に必要な情報を一元管理する事は必要不可欠です。

Archibus Personnel & Occupancyを活用すると、総務部門は企業内の施設に関する様々なデータを蓄積するデータベースから必要な情報を迅速に取得する事が可能となります。更に従業員情報をスペース台帳や図面などのスペースデータと連携させる事が出来ます。

この結果、従業員情報からは従業員の人数や場所、施設情報からは各部屋の平均面積、部屋の空き状況、この２つの情報を組み合わせる事により、スペースのベンチマーク、スペース占有率などの、KPIに基づいた経営判断を下すことが出来ます。つまり、企業の総占有コストを効果的に管理する事が可能となります。

スペース費用配賦制度とは、オフィスの賃料や電気代など企業が負担している費用を、スペースの利用実態に応じて各部署へ費用配賦するという制度です。利用実態が費用に反映されることで、スペースに対するコストへの意識を高めることができ、過剰なスペースを控えようというモチベーションが従業員には生まれます。そして、効率的なスペース利用が促進され、スペースの最適化に取り組むことが可能です。
スペースの最適化を進めていくと、スペースの大幅な削減はもちろん、それに関わる光熱費や清掃コスト、税金などの関連するコストも減少するため、企業全体の利益率向上にもつなげることができます。

Archibus Space Chargebackは、座席や会議室の単位時間あたりの占有コストの設定、計算、報告するための機能を提供します。これにより、企業全体のスペースの利用効率が向上し、占有コストが削減されるだけでなく、蓄積されたデータに基づく長期的な計画立案や迅速かつ正しい意思決定が期待できます。

企業では事業成長や市場変化に伴い、部署の拡大・縮小、チーム再編、プロジェクトチーム新設など、組織変更に伴うスペース再配置が頻繁に発生します。また、こうした変化を見据えた中長期的なスペース戦略の立案も重要になります。このような変化に対して場当たり的な対応を続けていては、非効率なスペース利用や無駄なコストが発生してしまうため、柔軟に対応できるスペース計画の仕組みが求められています。

Archibus Space Planningは、日常的な組織変更から大規模なポートフォリオ見直しまで、様々な規模のスペース計画をサポートします。建物内、建物間での部署移転やレイアウト変更から、拠点統廃合、移転、自社ビル建設などポートフォリオレベルでの重要な意思決定を支援します。スペース計画に対する複数のシナリオを比較検討することで、最適なスペース配置と将来計画を立案できます。変化の激しい現代ビジネス環境において、柔軟かつ効率的なスペース活用を実現できます。

日本企業では、年間を通じて多くの社員異動が行われ、その割合は30-70%にも上ります。また、近年ではハイブリットワークが進んだことにより、オフィスの縮減や閉鎖、別の建物への移転を行う企業が増えており、大がかりな移転プロジェクトも数多く行われています。移転プロジェクトでは、社内外の多くの関係者が連携する必要があります。また、業務中断を最小限に抑え、迅速に移転を完了させることが求められるため、効果的なプロジェクト管理と円滑な情報連携が不可欠です。

Archibus Enterprise Move Managementは、従業員の異動から、社屋の移転を含む大規模なプロジェクトまで管理することが可能です。プロセスを効率化する事でスムーズな移転を実現します。このアプリケーションを活用することで、全ての異動に関する指示事項やその他関連情報をデータベースで一元管理し、共有を可能にします。データを利活用し、移転計画の最適化を支援します。その結果、予算超過、納期遅延、作業中断リスクを防ぎます。

情報が一元管理されているため、関係者が同じ情報にアクセスしてタスクの確認やステータスの更新を行うことができます。これにより、情報の共有と連携が容易になり、手戻りの防止や工数の低減を期待されます。